根据市财政局《关于进一步规范采购人行为强化采购主体责任的通知》(淮财购〔2018〕13号)和《淮安市财政局关于加强政府采购活动内部控制管理的通知》(淮财购〔2016〕14号)要求,结合我办采购工作实际,现就加强我办采购活动内部控制管理有关事项通知如下:
一、政府采购范围
政府采购是使用财政性资金及与其配套的资金采购纳入政府集中采购目录以及达到部门采购限额标准的货物、工程、服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等。
二、年度政府采购预算表编报
徐杨街道办各部门应根据《中华人民共和国预算法》及实际工作需要依法编报政府采购预算表。
三、政府采购的组织形式及职责要求
(一)设立政府采购领导小组
组 长:周亚顺 街道党工委书记
常务副组长:朱 松 街道党工委副书记、主任
副 组 长: 赵 驰 街道党工委副书记、政法委员、人武部部长
谭迎杰 街道办事处副主任
刘 伟 街道办事处副主任
韩 云 街道办事处副主任
叶贵玉 街道办事处副主任
欧阳叶根 街道党工委委员、纪工委书记
徐立先 街道党工委委员、组织委员
卜爱霞 街道党工委委员、宣统委员
安海林 街道办事处副主任
领导小组下设办公室,办公室设在党政办,曹涌泉同志兼任办公室主任。办公室牵头落实领导小组的各项决定,牵头抓好徐杨街道办政府采购工作。
(二)设立政府采购资格审查小组、评标小组
1.资格审查小组成员由各部门及各部门负责政府采购具体业务人员组成本单位审查小组,具体职责为:负责政府采购项目投标单位资格审查工作,参与审查的成员必须依程序取得本单位授权书,人员数量不少于2人。
2.评标小组成员由各部门及各部门负责政府采购具体业务人员组成,具体职责为:负责政府采购项目评标工作,参与评标的人员必须依程序取得授权书,人员数量1人,部门具体业务经办人员不得参加评标活动。
(三)财政所成立政府采购监督小组
财政所负责履行监督职责。具体职责为:负责政府采购项目开标现场监督工作,每次采购活动须有1名参加。
(四)由各部门负责人作为采购方代表
四、政府采购的采购方式
政府采购主要有集中采购、部门分散采购、部门自行采购三种方式。
(一)政府集中采购
政府集中采购指采购人用财政性资金及与其配套的资金安排的纳入当年政府集中采购目录的采购项目,按开发区政府采购处规定实行集中采购。
(二)部门分散采购
单位分散采购是指采购人将采购限额标准以上的未纳入政府集中采购目录的项目自行采购或委托采购代理机构采购的行为。按《政府采购法》及其实施条例规定的采购方式、采购程序进行。
(三)部门自行采购
对未达到最新的政府采购目录规定的公开招标数额标准的采购项目,部门自行采购。
部门自行采购应根据采购项目的实际情况,对照《政府采购法》规定的适用条件,在公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价等6种方式中选择适当的采购方式,并严格执行该中采购方式的法定程序。
自行采购的使用条件:
1.公开招标:适用一切采购项目,是政府采购的主要方式。
2.邀请招标:在必须进行招标的项目中,满足以下条件经过核准或备案可以采用邀请招标:施工(设计、货物)技术复杂或有特殊要求的,符合条件的投标人数量有限;受自然条件,地域条件约束的;如采用公开招标所需费用占施工(设计、货物)比例较大的;涉及国家安全、秘密不适宜公开招标的;法律规定其他不适宜公开招标的。
3.竞争性谈判:是指采购人或代理机构通过与多家供应商(不少3 家) 进行谈判,最后从中确定中标供应商的一种采购方式。
4.竞争性磋商:是指采购人、政府采购代理机构通过组建竞争性磋商小组(以下简称磋商小组)与符合条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商,供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价,采购人从磋商小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商的采购方式。
5.单一来源采购:满足下述三个条件:只能从唯一供应商处采购的;发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;必须保证原有采购项目一致性的。
6.询价:采购物标的规格、标准统一,货源充足且价格变化幅度小。
五、政府采购流程
1.采购人采购前期的请示草拟及批复的办理;
2.办理政府采购申请表的填报及报批手续;
3.招标代理机构的选择确定;
4.采购需求、技术参数、评标方法的确定;
5.控制价的报审工作;
6.招标文件的编制复核、开标前的答疑工作;
7.招标文件的批核、盖章手续;
8.发布公告;
9.开标工作;
10.招标中标公示、资料签章手续;
11.中标通知书签发工作;
12.保证金的查验复核;
13.签署采购合同及合同备案工作;
14.货物及服务进场安排,现场的对接协调、过程跟踪、变更的确定、合同履约情况的检查工作;
15.合同履行完毕,政府采购验收工作验收(竣工)组织工作及相关政府采购验收手续的办理;
16.办理政府采购项目费用结算事务;
17.整理好相关采购资料。
六、政府采购实施程序
(一)无论采用何种采购组织形式,采购单位均应按《政府采购法》及现行有关规定要求的政府采购程序进行采购。
(二)采购单位在委托采购代理机构招标采购时,必须在开发区政府采购处已获准登记备案的政府采购业务代理机构中选择委托采购代理机构,并与其签订委托协议。
(三)货物或者服务项目采取邀请招标方式采购的,采购人应当从符合相应资格条件的供应商中,通过随机方式选择3家以上的供应商,并向其发出投标邀请书。
(四)采用竞争性谈判方式采购的,应当遵循下列程序:
1.成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共3人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。
2.制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。
3.确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商参加谈判,并向其提供谈判文件。
4.谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的,谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。
5.确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价,采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。
(五)采取单一来源方式采购的,采购人与供应商应当遵循本办法规定的原则,在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。
(六)采取询价方式采购的,应当遵循下列程序:
1.成立询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共3人以上的单数组成,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。
2.确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求,从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商,并向其发出询价通知书让其报价。
3.询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。
4.确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。
(七)采购人或者其委托的采购代理机构应当组织对供应商履约的验收。大型或者复杂的政府采购项目,应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。验收方成员应当在验收书上签字,并承担相应的法律责任。
(八)采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。
七、政府采购过程的管理与控制
(一)政府采购过程的前期工作的管理与控制
部门负责人为牵头人,负责统筹协调处理相关事务,实施须由2人共同完成,政府采购过程的前期工作内容包括:采购前期的请示草拟及批复的办理、政府采购申请表的填报及报批手续、招标代理机构的选择确定、采购需求、技术参数的确定及评标方法、控制价的报审工作、招标文件的编制复核、开标前的答疑工作。以上工作以招标代理机构的选择确定为界,采用分段分人、实行主办和辅办分别办理相关事务。
(二)政府采购过程的招标过程的管理与控制
在该阶段原则上要求前期相关人员不得进入该环节,如确实需要,可参加资格审核阶段的相关工作。开标工作严格按开发区政府采购处相关要求执行。开标工作结束后的中标通知书及合同签署工作由前期人员负责实施,部门负责人负责统筹协调处理相关事务。
(三)政府采购实施过程中的管理与控制
该阶段工作部门负责人负责统筹协调处理相关事务,另须安排2名人员具体负责实施过程中的管理,在该阶段原则上要求前期政府采购过程的招标过程相关人员不得进入该环节,如确实需要,可参加技术答疑的相关工作。工作内容包括:开标工作结束后的中标通知书及合同审核签署工作,履约保证金的查验复核、货物及服务进场安排,现场的对接协调、变更的确定、合同履约情况的检查、验收(竣工)组织工作及相关政府采购验收手续的办理。以上工作以验收(竣工)组织工作为界,采用分段分人、实行主办和辅办分别办理相关事务。
(四)政府采购费用结算事务的管理与控制
该阶段工作部门负责人负责统筹协调处理相关事务,另须安排1名人员具体负责过程中的事务处理,在该阶段要求政府采购实施过程中的相关管理人员不得进入该环节。
七、本办法于2019年12月15日起正式实施。
徐杨街道办事处
2019年12月15日